Penyebab Kegagalan Manajemen Proyek di Bidang TI

Proyek adalah sesuatu yang unik yang kejadiannya hanya sekali, mempunyai tujuan khusus dan diselesaikan dalam spesifikasi yang pasti, mempunyai tanggal start dan finish yang pasti, dibatasi oleh anggaran dan sumberdaya yang terbatas, proyek adalah hal yang dapat diurai dengan jelas dan dapat dilaksanakan dengan deliverable terukur dan dapat dikuantifikasikan. Terakhir Proyek harus direncanakan, dilaksanakan dan dikendalikan

50% kegagalan proyek disebabkan oleh kesalahan pada saat perencanaan, ditambah kegagalan saat pelaksanaan yang dipaksakan dan minimnya pengawasan pada saat pelaksanaan. Kegagalan dan kesuksesan suatu proyek dapat dipastikan dari cara bagaimana sebuah team proyek mengelola proyek. Mengelola proyek berskala kecil, menengah dan besar pada dasarnya sama semua dapat diukur dari kesiapan team dalam menjabarkan 5 (lima)  hal yaitu Scope, Time, Cost, Quality & Risk yang akan digunakan dalam implementasi proyek.

Beberapa penyebab kegagalan pelaksanaan proyek IT dari beberapa penelitian yang telah dilakukan, termasuk memetakan penyebab kegagalan dengan menggunakan tools fishbone analysis.

1.      The Bulls Survey (1998)
3 (tiga) faktor penyebab terbesar kegagalan proyek adalah

a.       buruknya komunikasi antara pihak-pihak terkait, baik pengembang maupun pemilik proyek (57%)

b.      Kurang baiknya perencanaan proyek (39%)

c.       buruknya pengendalian kualitas pekerjaan (35%)

Hasil dari penelitian ini lebih menekankan pada pentingnya komunikasi dalam proyek, perencanaan yang matang serta pengendalian kualitas yang mengacu pada standar yang telah ditetapkan.

          2.       The KPMG Canada Survey (1997)
            Sedangkan survey yang dilakukan oleh KPMG canada menemukan beberapa fakta tentang  kegagalan pelaksanaan proyek, diantaranya adalah:

a.      Buruknya perencanaan proyek

b.       Buruknya pengetahuan dan penggalian kebutuhan bisnis

c.       Kurangnya keterlibatan dan dukungan management

Sehingga dapat disimpulkan bahwa faktor kegagalan proyek berdasarkan survey yang dilakukan oleh KPMG adalah perencanaan proyek, user and business needs serta executive support.

3.      The Chaos Report (1995)
Hasil studi dari the standish group yang dituangkan dalam sebuah laporan berjudul CHaos Report memaparkan 5 penyebab utama kegagalan implementasi proyek, yaitu:
1. Penggalian requirement (user & business) yang kurang lengkap
2. Kurangnya keterlibatan user dalam pengembangan sistem
3. Kurangnya sumberdaya manusia proyek
4. Harapan/ekspektasi yang berlebihan dari owner terhadap kapabilitas sistem yang  dibangun
5. Kurangnya dukungan dari eksekutif/manajemen perusahaan pemilik proyek

Berdasarkan hasil temuan pada 3 survey diatas maka penyebab kegagalan proyek dapat dipetakan dalam fishbone diagram berikut ini:

 

1. Scope
faktor pertama dari penyebab kegagalan proyek adalah cakupan atau scope proyek yang dilakukan. Terkadang hal ini dianggap hal sepele bagi sebagian project manager, dimana mereka membuat scope menjadi fleksibel, tanpa dibatasi secara jelas dan dibuat mekanisme perubahan (change request) jika terjadi penambahan scope proyek. Akibatnya terjadi penambahan scope diluar perencanaan yang berakibat pada pembengkakan biaya dan molornya waktu pelaksanaan proyek. DImensi ini juga menentukan baik buruknya sebuah perencanaan proyek yang dilakukan, dimana hal ini akan sangat menentukan keberhasilan pelaksanaan proyek.

2. Time
Dimensi berikutnya adalah waktu. Keterlambatan pelaksanaan suatu proyek dapat berakibat fatal bagi proyek tersebut. Waktu yang terlambat tentunya akan membutuhkan biaya ekstra diluar biaya proyek yang telah direncanakan. Selain itu, keterlambatan juga dapat berakibat pada buruknya image pengembang di mata pemberi proyek. Keterlambatan pelaksanaan proyek dapat disebabkan oleh berbagai hal, diantaranya adalah penambahan scope, pergantian tim proyek di tengah-tengah pelaksanaan proyek dan atau konflik internal yang terjadi pada perusahaan pemilik proyek. Sehingga memanage waktu pelaksanaan proyek dengan baik merupakan salah satu kunci keberhasilan dalam pelaksanaan proyek.

3. Cost
Dimensi berikutnya adalah biaya proyek. Masih berkaitan erat dengan scope dan time, biaya proyek pun merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan proyek. Besar kecilnya alokasi biaya untuk pelaksanaan proyek akan mempengaruhi waktu dan tentunya kualitas yang diharapkan. Permasalahan pada dimensi ini biasanya terjadi ketika proyek sudah mengalami keterlambatan dan atau perkembangan scope proyek diluar perencanaan.

4. Quality
Hal penting lain dalam pelaksanaan proyek adalah kualitas proyek tersebut. Untuk proyek pengembangan sistem informasi, kualitas proyek ditentukan oleh user melalui mekanisme user acceptance test, dimana user akan melakukan pengujian apakah sistem yang dibangun telah memenuhi spesifikasi yang ditentukan sebelumnya. Untuk beberapa kasus tertentu, terkadang kualitas “dikorbankan” demi menekan kerugian atau memperbesar keuntungan.

5. Human resource
Mengelola manusia dengan berbagai karakter bukanlah hal mudah dalam sebuah proyek yang sifatnya sementara dan berlangsung dalam waktu yang relatif singkat. Konflik antar anggota tim maupun konflik antara anggota tim dengan project manager menjadi penghalang yang dapat menggagalkan tercapainya tujuan proyek sesuai dengan perencanaan awal. Isu lain adalah rendahnya kompetensi SDM yang dimiliki dapat mengancam selesainya proyek tepat waktu dengan kualitas yang telah ditentukan. Permasalahan-permasalahan klasik seperti ini terkadang menjadi penting untuk dipikirkan dalam suatu manajemen proyek. Menciptakan iklim kerja yang kondusif mungkin dapat menjadi salah satu alternatif dalam mengatasi permasalahan sumberdaya manusia dalam proyek.

6. Communication
Kesalahpahaman yang terjadi baik antar tim proyek maupun antara tim proyek dengan project manager dapat memicu konflik yang berpotensi memperburuk atmosfir kerja yang dibangun. Dengan load yang tidak menentu, kesalahpahaman bisa berujung menjadi pertikaian. Untuk itu, komunikasi yang baik antar sesama anggota tim proyek perlu dijalin. Selain itu, kegagalan komunikasi biasanya terjadi ketika mensosialisasikan project task kepada anggota dan atau transfer knowledge tentang proyek yang akan dilaksanakan. Hal ini dapat berakibat fatal dimana masing-masing anggota proyek akan mempunyai persepsi yang berbeda tentang pekerjaan yang dilakukan. Bahkan besar kemungkinan apa yang dikerjakan oleh anggota tim tidak selaras dengan tujuan dan scope proyek tersebut.

7. Risk
Ada 3 (tiga) hal penting dalam memanage resiko terkait dengan pelaksanaan proyek, yaitu bagaimana merencanakan tindakan korektif atas resiko yang kemungkinan muncul (preventive action), atau mengambil tindakan yang diperlukan ketika resiko tersebut terjadi dan tidak dapat lagi dicegah dengan tujuan meminimalisasi dampak yang ditimbulkan akibat resiko tersebut(corrective action), atau menerima resiko tersebut (accepted the risk) jika cost of risk yang ditimbulkan lebih besar daripada mengatasi resiko tersebut.

8. Project Change
Perubahan lingkungan perusahaan pemilik proyek, baik lingkungan eksternal maupun internal, dapat mengakibatkan munculnya permintaan-permintaan baru yang secara langsung maupun tidak langsung akan mempengaruhi scope proyek yang telah direncanakan. Perubahan tersebut otomatis akan mempengaruhi waktu pelaksanaan dan biaya yang dibutuhkan. Jika perubahan terjadi tanpa adannya penambahan biaya yang sesuai dan atau pemunduran waktu pelaksanaan proyek, maka masalah ini bisa menjadi salah satu penyebab gagalnya proyek. Untuk itu penting bagi project manager dalam mengelola perubahan yang terjadi, salah satunya adalah dengan mengendalikan perubahan melalui change request form yang berarti adanya kesepakatan baru dalam kontrak terkait perubahan yang terjadi.

Menjalankan TI harus dibuktikan dengan keahlian vendor dan terbukti pengalamannya. Karena hal ini menjadi salah satu faktor keberhasilan Sistem Informasi Manajemen dalam perusahaan.

Proyek TI telah dianggap sebagai usaha yang tangguh dan memiliki karakteristik tertentu yang membuat mereka berbeda dari proyek rekayasa lainnya dan meningkatkan peluang kegagalan mereka. Karakteristik tersebut diklasifikasikan dalam tujuh kategori (Peffers , Gengler & Tuunanen, 2003; Salmeron & Herrero , 2005) antara lain:

1.      Kendala abstrak yang menghasilkan harapan yang tidak realistis dan proyek terlalu ambisius.

2.      Kesulitan visualisasi, yang telah dikaitkan dengan manajemen senior meminta over- fungsi ambisius atau tidak mungkin, representasi proyek TI tidak dimengerti bagi seluruh stake holder, dan produk intangible.

3.      Persepsi fleksibilitas yang berlebihan, maksudnya memberikan kontribusi untuk waktu dan anggaran dan terjadi perubahan permintaan yang sering oleh pengguna atau user.

4.      Kompleksitas yang tersembunyi, yang melibatkan kesulitan untuk diperkirakan di awal proyek dengan kendala dan efisiensi sistem.

5.      Ketidakpastian , yang menyebabkan kesulitan dalam menentukan persyaratan dan masalah dalam implementasi sistem tertentu.

6.      Kecenderungan untuk kegagalan perangkat lunak, yang karena asumsi yang tidak memikirkan selama proses pembangunan dan kesulitan mengantisipasi dampak dari perubahan kecil dalam perangkat lunak

7.      Tujuan, untuk mengubah proses bisnis yang ada, yang membutuhkan pemahaman praktisi IT bisnis dan proses yang bersangkutan dalam sistem TI dan proses yang baik untuk mengotomatisasi dan membuat mereka lebih cepat. Otomatisasi tersebut tidak mungkin untuk membuat sebuah proses yang buruk lebih baik .

Penyebab kegagalan proyek TI dilakukan oleh kelompok penelitian ( Schmidt , Lyytinen, Keil & CuIe , 2001) pada manajer proyek yang berpengalaman dalam tiga pengaturan yang berbeda : Hong Kong , Finlandia , dan Amerika Serikat , yaitu sebagai berikut:

1.      kurangnya komitmen manajemen puncak untuk proyek.

2.      Kesalahpahaman kebutuhan pengguna.

3.      Tidak mengelola perubahan dengan benar.

4.      Kegagalan untuk mendapatkan komitmen pengguna.

5.      Kurangnya keterlibatan pengguna yang memadai.

6.      Konflik antar departemen pengguna.

7.      Mengubah ruang lingkup dan tujuan.

8.      Jumlah unit organisasi yang terlibat.

9.      Kegagalan untuk mengelola harapan pengguna akhir.

10.  Tidak Jelas / ruang lingkup dan tujuan disalahpahami.

11.  Definisi yang tidak benar dari peran dan tanggung jawab.

12.  Kurangnya persyaratan beku.

13.  Pengenalan teknologi baru.

14.  Kurangnya keterampilan manajemen proyek yang efektif.

15.  Kurangnya metodologi manajemen proyek yang efektif.

16.  Kurangnya diperlukan pengetahuan tim / keterampilan.

17.  Kurangnya / staf tidak pantas

Dapat disimpulkan bahwa untuk mengetahui dan memahami keberhasilan atau kegagalan Sistem Informasi Manajemen (SIM) tergantung pada perusahaan itu sendiri. Hal ini disebabkan masalah yang muncul pada tiap-tiap perusahaan berbeda. Selain itu, setiap kasus individu memiliki alasan yang tidak diketahui yang berbeda untuk gagal , bahkan dalam domain aplikasi yang sama. Tetapi dalam menemukan faktor-faktor keberhasilan atau kegagalan Sistem Informasi Manajemen (SIM) terdapat pada Tekonologi Informasi (TI) baik dalam hal aplikasi maupun penggunaan, Manajemen dalam perusahaan baik dalam hal dukungan maupun informasi tujuan manajemen terhadap vendor, serta faktor-faktor yang telah disebutkan dalam pembahasan sebelumnya yang menjadi keberhasilan suatu perusahaan dalam menjalankan Sistem Informasi Manajemen (SIM).

Imas Siti Aminah
Teknik Informatika
Universitas Nasional Pasim Bandung